Verwerkingsregister / Privacy-beleid op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

  1. Gegevens van de organisatie waarop het register van toepassing is 

– Stichting Rauwerda Westra Fonds, gevestigd te Burgum 

Het register geldt voor de verwerkingsactiviteiten van de hiervoor genoemde stichting. 

Contactgegevens: www.rauwerdawestrafonds.nl 

postadres: Gemeente Tytsjerksteradiel, postbus 3, 9250 AA Burgum (Raadhuisweg 7, 9251 GH Burgum) 

  1. Doel en grondslag van de verwerking van persoonsgegevens 

Doel is de beoordeling van aanvragen om toekenning – en uitbetaling van studietoelagen aan personen, die daar overeenkomstig de bepalingen in de statuten en het Huishoudelijk Reglement door indiening van een standaard-aanvraagformulier om verzoeken. 

Grondslag voor de gegevensverwerking is de door aanvragers gegeven toestemming. 

  1. Categorieën van persoonsgegevens 

Op het aanvraagformulier en bijlagen worden de volgende gegevens verstrekt: 

– Naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, volledig adres met postcode;
– Bewijsstukken inzake behaalde studieresultaten en de te volgen studie (bewijs van toelating / inschrijving);
– Telefoonnummer en emailadres;
– Bankrekeningnummer;
– Financiële gegevens: opgave van inkomen en vermogen van aanvrager en eventuele partner of van de ouders/verzorgers van aanvrager;

  1. Organisatorische aspecten: procedures en beschermingsmaatregelen 

De aanvragen, bestaande uit het aanvraagformulier en alle daartoe behorende bijlagen (zie onder 3), worden beoordeeld door het bestuur van de stichting, bestaande uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het bestuur wordt daarin bijgestaan door een administrateur/ambtelijk secretaris. 

De gegevens uit de aanvragen en de bijlagen worden ten behoeve van de beoordeling in de regel door de administrateur/ambtelijk secretaris samengevat in een overzicht ‘Beoordeling aanvragen’, voorzien van een voorstel aan het bestuur (toekennen; toekennen onder voorwaarden; nadere gegevens vragen of afwijzen). 

Het overzicht ‘Beoordeling aanvragen’ wordt in de bestuursvergadering, die in de maand mei van elk jaar wordt gehouden, voorgelegd aan het bestuur dat een besluit neemt. 

Wanneer de gevraagde toelage wordt toegekend ontvangt de aanvrager schriftelijk of digitaal (via email) een beslissing. In deze beslissing zijn de volgende gegevens opgenomen: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, naam van de onderwijsinstelling en de studierichting, bankrekeningnummer en toegekende bedrag. 

Alle aanvraagformulieren, bijlagen en daarop betrekking hebbende correspondentie (besluiten, verzoeken om nadere informatie etc.) worden in eerste instantie schriftelijk en/ of digitaal bewaard ten kantore van de de administrateur/ambtelijk secretaris. Dit kantoor is niet voor derden toegankelijk. 

De hiervoor genoemde stukken worden niet gedeeld met derden. 

Binnen een termijn van één jaar worden alle hiervoor genoemde stukken overgedragen aan de archivaris van de gemeente Tytsjerksteradiel, welke de stukken bewaart in het statisch archief van de gemeente. Op de bewaring en eventuele vernietiging van de stukken zijn – voor zo ver noodzakelijk – verder de bepalingen van de Archiefwet 1995 van toepassing. 

  1. Verantwoording 

Verantwoordelijk voor de handhaving van het privacy beleid is de voorzitter van het bestuur van de Stichting. 

Alle bestuursleden en de administrateur/ambtelijk secretaris zijn gebonden aan geheimhouding van de persoonsgegevens die zij in de uitoefening van hun functie onder ogen krijgen. 

  1. Rechten van betrokkenen 

Aanvragers/begunstigden hebben het recht van informatie, inzage, correctie, verwijdering, beperking van en overdracht van persoonsgegevens, zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Verzoeken daartoe kunnen worden gericht aan het bestuur van de Stichting. 

Burgum, 

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 12 november 2018